Rancangan Sistem Informasi Pengendalian Mutu Persediaan BBM

Abstrak

PT. Pertamin (Persero) UPMS III Tanjung Gerem adalah terminal transit di wilayah Merak yang berperan sebagai depot pengadaan, penimbunan dan pendistribusian Bahan Bakar Minyak (BBM) untuk kebutuhan di wilayah Banten, Lampung dan Pontianak. Pertumbuhan sektor industri di Wilayah Banten yang sangat pesat berpengaruh pada laju pertumbuhan ekonomi, transportasi dan pertumbuhan penduduk, sehingga kebutuhan industri dan masyarakat terhadap Bahan Bakar Minyak (BBM) akan semakin meningkat, dengan demikian fungsi PT. Pertamina (Persero) UPMS III Tanjung Gerem tentunya semakin dituntut untuk dapat lebih profesional dalam pelayanannya guna memenuhi permintaan pasar

Untuk menunjang kelancaran pelayanan dibutuhkan suatu Sistem Informasi yang akurat sehingga informasi yang tepat sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan pelayanan tersebut.

B A B I 

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Pertamina (Persero) UPMS III Terminal Transit Tanjung Gerem adalah salah satu Terminal Transit BBM di Wilayah Serang yang diberi kepercayaan oleh pemerintah atas penyediaan dan pendistribusian BBM untuk kebutuhan wilayah Banten dan sekitarnya, serta kebutuhan BBM wilayah Lampung dan Pangkal Palam Bengkulu.

Dengan kondisi semakin pesatnya pertumbuhan sektor industri di wilayah Serang khususnya, maka secara langsung akan berpengaruh pula terhadap kebutuhan BBM, terutama solar untuk kebutuhan industri tersebut. Di samping bertambahnya kebutuhan masyarakat yang menggunakan BBM, Solar karena semakin banyak juga masyarakat yang menggunakan kendaraan dan peralatan home industri bermesin diesel.

Seiring dengan kebutuhan BBM yang semakin meningkat setiah tahunya di wilayah Banten dan sekitarnya, maka perlu adanya pengendalian persediaan BBM yang didukung oleh sistem informasi persediaan barang. Solar dapat terpenuhi dalam arti konsumen merasa puas, di mana pada saat konsumen membutuhkan BBM pada saat itu pula persediaan mencukupi kebutuhan konsumen dengan waktu, jumlah dan mutu yang baik atau dalam kata lain tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal tersebut merupakan bagian terpenting dari upaya peningkatan mutu pelayanan dan persediaan barang.

Tujuan dari perusahaan tersebut yang utama adalah adanya pemerataan produk sehari-hari ke seluruh wilayah atau daerah khususnya yang ada di Banten dan sekitarnya. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan menyelenggarakan suatu cara pengorderan yang merata keseluruh wilayah. dengan cara itu penjualan dapat berjalan dengan lancar sehingga penjualan ini dapat pula disebutkan yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari anggota sebagai konsumen setiap waktu, karena itu penting bagi semua jenis perusahaan untuk melakukan pengawasan pada proses penjualan yang diadakan karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu kebutuhan para konsumen. PT. Pertamina (Persero) memiliki beberapa kegiatan dalam menunjang usahanya. Untuk itu ada bagian yang khusus guna mengatur kebutuhan tersebut yaitu bagian penjualan sehingga tidak mengganggu bagian lain untuk melakukan kegiatan tersebut. Maka perusahaan ini memerlukan sistem informasi yang baru agar membantu dalam mengatur data persediaan.

Sistem yang ada sekarang masih bersifat semikomputer dan memerlukan waktu yang relatif lama dalam mengolah datanya dan hasil keluaran pengolahan datanya belum dapat dipakai dalam kegiatan pengambilan keputusan. Akibat sistem yang masih semikomputer karena belum adanya penggunaan aplikasi yang berbasis data base sebagai pendukungnya, sehingga dalam waktu sekarang ini yang memungkinkan adanya keterlambatan didalam pengambilan keputusan karena informasi yang belum cepat, tepat dan akurat.

Dari latar belakang tersebut di atas penulis mengadakan penelitian dengan judul : “RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN MUTU PERSEDIAAN BAHAN BAKAR MINYAK (BBM) DENGAN MENGGUNAKAN PROGRAM VISUAL BASIC VERSI 6.0 PADA PT. PERTAMINA (PERSERO) UPMS III TT TANJUNG GEREM MERAK”  

1.2 Identifikasi Masalah

PT. Pertamina (Persero) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan Bahan Bakar Minyak. Dalam hal ini penulis hanya akan membahas sistem persediaan yang ada diperusahaan PT. Pertamina (Persero). Masalahmasalah yang sering terjadi pada perusahaan ini antara lain :

a. Dalam proses pengolahan data persediaan sering mengalami keterlambatan dikarenakan belum dibuatkannya program komputerisasi pada bagian persediaan.

b. Pembuatan laporan-laporan masih menggunakan spreadsheet dan file teks biasa seperti Ms. Word dan Ms. Excel

c. Sering terjadi kerangkapan data di dalam pembuatan data persediaan sehingga ketidakakuratan data sering terjadi.  

1.3 Batasan Masalah

Dalam hal ini penulis hanya akan membahas tentang sistem pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) yang ada di perusahaan PT. Pertamina (Persero), mulai dari analisa masukan dan analisa keluaran sampai prosedur-prosedur yang berhubungan dengan sistem persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) pada bagian persediaan.  

1.4 Rumusan Masalah

Di dalam proses sistem informasi pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) terdapat beberapa rumusan masalah diantaranya :

a. Apakah proses persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) sudah menggunakan komputerisasi?

b. Bagaimanakah mengoptimalkan sistem informasi perusahaan sebagai upaya mengamankan data, memudahkan penyimpanan data dan meningkatkan akurasi data penjualan (permintaan) Bahan Bakar Minyak (BBM)?

c. Apakah dengan komputerisasi dapat meningkatkan dan memudahkan sistem pengendalian persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) ?  

1.5 Tujuan Penulisan

1. Untuk menambah pengetahuan penulis tentang sistem informasi pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) pada PT. Pertamina (Persero)

2. Merancang dan mengimplementasikan suatu sistem informasi pada bagian pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) pada PT. Pertamina (Persero)

3.Untuk memperbaharui sistem informasi pada bagian pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) pada PT. Pertamina (Persero)

1.6 Kegunaan Hasil Penelitian

Adapun kegunaan dari hasil penelitian sistem informasi pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) adalah sebagai berikut :

a. Dapat mengetahui kelemahan dan kekurangan sistem informasi yang sedang berjalan

b. Sebagai studi banding dan bahan referensi

c. Menjaga supaya pelaksanaan pembelian oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebihan.

d. Memudahkan proses pengontrolan terhadap data persediaan yang telah dilakukan pada PT. Pertamina (Persero) terutama pada bagian pengendalian mutu persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM).

1.7 Metode Penelitian

1) Metode Penelitian di Lapangan (field research)

Penelitian lapangan adalah penelitian ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan pergaulan langsung di PT. Pertamina (Persero) yang berlokasi di Geram Merak.

2) Metode Penelitian Kepustakaan (library research)

Yaitu dengan cara, pengambilan data secara teoritis dan literatur lainnya yang berpedoman pada buku-buku yang ada hubungannya dengan permasalahan yang di kemukakan diatas termasuk bahan-bahan yang pernah didapat dari perkuliahan.

3) Wawancara (Interview)

Wawancara adalah tanya jawab dengan pihak-pihak yang berwenang terutama dengan bagian persediaan.

4) Pengamatan (Observasi)

Penulis mengadakan peninjauan langsung dalam kegiatan operasional sistem persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM) di PT. Pertamina (Persero) dan untuk mengetahui karakteristik dari sistem tersebut  

1.8 Sistematika Penulisan

Adapun mengenai sistematika perancangan sistem ini disusun 5 bab dengan perincian sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bagian pendahuluan yang menjelaskan latar belakang permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang ada saat ini, identifikasi masalah, batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penulis sistem informasi, kegunaan hasil penelitian, metode penulisan serta sistematika penulisan.  

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini merupakan landasan teori yang menjelaskan tentang, definisi persediaan, definisi sistem informasi manajemen, analisa sistem, definisi perancangan sistem dan jenis program yang digunakan

BAB III : ANALISA SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang tinjauan organisasi, dekomposisi fungsi, analisa batasan sistem, analisa kebutuhan, analisa keluaran, analisa masukan, analisa proses, analisa kontrol, analisa waktu, analisa tenaga kerja, analisa biaya, analisa data, identifikasi kebutuhan dan usulan pemecahan masalah.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang rancangan basis data, perubahan DAD, spesifikasi basis data, penelusuran akses, bagan terstuktur, spesifikasi modul, rancangan keluaran rancangan masukan, rancangan tampilan, rancangan kontrol rancangan waktu, rancangan tenaga kerja dan rancangan biaya.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini merupakan kesimpulan dari uraian bab terdahulu serta saran-saran yang dapat diberikan dalam upaya menanggulangi permasalahan yang telah terjadi di PT. Pertamina (Persero) terutama dalam sistem informasi persediaan Bahan Bakar Minyak (BBM).